La gestion des comptes d’une copropriété représente un enjeu majeur pour les copropriétaires et le syndic. Elle permet non seulement d’assurer une bonne répartition des charges, mais également de veiller à la pérennité du patrimoine immobilier. Dans cet article, nous vous expliquons comment faire les comptes d’une copropriété et quels sont les éléments clés à prendre en compte.

Les documents et outils pour bien faire les comptes de copropriété

Le livre-journal tient un rôle central dans la comptabilité de la copropriété en consignant rigoureusement tous les flux financiers, y compris les recettes, les dépenses, les créances et les dettes, dans un registre chronologique. La responsabilité de tenir ce document à jour incombe au syndic, et sa précision est cruciale pour offrir une vue d’ensemble transparente de la situation financière de la copropriété. Pour ce faire, il est judicieux de recourir au service d’un comptable de copropriété. Il enregistre toutes les informations financières nécessaires pour assurer une gestion transparente et rigoureuse des comptes. On y retrouve notamment :

• le grand livre : un document qui regroupe l’ensemble des comptes de la copropriété, avec leur solde débiteur ou créditeur ;
• la balance générale : elle permet de vérifier la bonne répartition des charges entre les différents postes comptables ;
• les états de rapprochement bancaire : ils servent à vérifier la concordance entre les écritures du livre journal et celles des relevés bancaires.

Le budget prévisionnel, essentiel à la gestion financière de la copropriété, constitue l’outil central de planification. Il est établi en début d’exercice par le syndic et doit être approuvé lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Ce budget doit être réaliste, englobant à la fois les dépenses courantes, comme l’entretien et les dépenses exceptionnelles telles que les travaux de rénovation. En parallèle, chaque copropriétaire bénéficie d’un compte individuel. Il récapitule de manière exhaustive ses charges et contributions au budget global de la copropriété.

La tenue des comptes : des étapes clés à respecter

Pour assurer une gestion optimale et harmonisée des comptes, il convient de respecter la nomenclature comptable spécifique aux copropriétés. Cette dernière facilite la lecture et l’interprétation des documents comptables, tant pour les copropriétaires que pour les syndics. Elle comprend des classes de compte dédiées aux charges, aux provisions, aux emprunts ou encore aux produits financiers.

La répartition des charges est un élément essentiel pour faire les comptes d’une copropriété. Les propriétaires doivent ventiler les charges en fonction des tantièmes de copropriété, qui représentent la part de chaque propriétaire dans les parties communes de l’immeuble. Le syndic doit établir annuellement un décompte des charges pour chaque copropriétaire.

Pour éviter les litiges et les retards de paiement, il est important de procéder à une régularisation régulière des charges. Cela consiste à comparer le montant des appels de fonds provisionnels versés par les copropriétaires au cours de l’exercice avec le montant réel des dépenses engagées. En cas d’écart, la régularisation peut soit rembourser le trop-perçu ou demander un complément de versement.

Le syndic a pour obligation de soumettre à l’approbation de l’assemblée générale des copropriétaires les comptes de la copropriété pour l’exercice écoulé. Cette présentation doit inclure les éléments suivants :

• le détail des dépenses et recettes ;
• le suivi des provisions et réserves ;
• les éventuels emprunts contractés.

Les copropriétaires disposent d’un droit de contrôle et de contestation des comptes.

Pour découvrir le compte de gestion général d’une copropriété, regardez cette vidéo.